Frühwarnsystem aufbauen, Risiken analysieren
Die Betreuungszeiten im Vorfeld der Pflege ermöglichen der Kommunalverwaltung, den „Vereinbarkeitsbedarf“ ihrer Beschäftigten vorzubereiten. Dies ist ein wesentlicher Vorteil und Unterschied im Vergleich zur Kompensation von krankheitsbedingten Fehlzeiten. Eine spezifische Risikoanalyse in Verbindung mit einem Risikomanagement auf der Grundlage der vorhandenen Personalressourcen ist die Voraussetzung für eine solide Einschätzung des Bedarfs an einzelnen pflegesensiblen Instrumenten der Personalpolitik.
Für die Risikoanalyse sind zwei Faktoren entscheidend:
Die Risikoanalyse soll jene Beschäftigten identifizieren, die Arbeitsaufgaben allein verantworten oder Wissensbestände exklusiv „verwalten“ und deren pflegebedingter Ausfall für die Verwaltung besonders schwerwiegende Konsequenzen hätte.
Arbeitszeit flexibilisieren
Entscheidend für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist die flexible Zeitsouveränität. Die gesetzliche Gewährung von Teilzeitansprüchen von pflegenden Beschäftigten kann auch mit Nachteilen für Arbeitgeber (Bedarf an Vertretung) und pflegende Beschäftigte (Einkommensverluste) verbunden sein. Besonders geeignete Instrumente der Arbeitszeitflexibilisierung:
Es bedarf nicht in jedem Fall gesonderter Arbeitszeitmodelle. Werden die Ansprüche von „Familienarbeit“ bei Urlaubsplanung, Überstunden und Dienstreisen berücksichtigt, kann für die Betroffenen bereits eine wirksame Entlastung erreicht werden.
Arbeitsort flexibilisieren
Die ortsunabhängige Zusammenarbeit wird durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und die sich stetig erweiternden Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologien begünstigt. Für die Umsetzung sind jedoch – neben eines allgemeinen organisatorischen Rahmens – konkrete Absprachen zwischen Vorgesetzten und pflegenden Beschäftigten notwendig. Es sind neben dem erwarteten Arbeitsergebnis, den planbaren Anwesenheitszeiten in der Verwaltung sowie der Festlegung der Erreichbarkeit/Kontaktmöglichkeiten innerhalb des Teams auch die Vorkehrungen dafür zu treffen, die eine Integration in das Team zu fördern und der sozialen Distanz vorzubeugen. Bürofreie Arbeit bietet auch für Führungskräfte und Beschäftigte mit hoher Präsenzpflicht Potenziale, um die Tätigkeit mit familienfreundlicher Flexibilität zu verbinden. Allerdings darf nicht übersehen werden, dass der „Gang zur Arbeit“ für pflegende Beschäftigte eine wichtige soziale Ausgleichsfunktion erfüllt und wesentlicher Teil der Strukturierung des Alltags in Arbeits-, Pflege- und Freizeit ist. Die Flexibilisierung des Arbeitsortes kann die positive Wirkung der Flexibilisierung der Arbeitszeit für die Vereinbarkeit von Beruf und Pflege unterstützen, jedoch nicht ersetzen.
Wissen managen, Vertretbarkeit fördern
Die Handlungsfähigkeit der Verwaltung ist eng mit der Verfügbarkeit des Wissens von Beschäftigten während deren Abwesenheit verbunden. Daher ist ein Wissensmanagement Voraussetzung für die Vertretbarkeit abwesender Beschäftigter und ein zentrales Element der Risikovorsorge. Dies gilt insbesondere für pflegende Beschäftigte, die qualifikatorische Alleinstellungsmerkmale aufweisen. Geeignete Maßnahmen zur Förderung der Vertretbarkeit sind die regelmäßige Überprüfung der in Stellenbeschreibungen niedergelegten Vertretungsregelungen und ein regelmäßiger Wissenstransfer zwischen den sich Vertretenden. Daran anknüpfend sollte das Teilen, Dokumentieren und so ermöglichte Bewahren von Wissen strukturell verankert werden.
Auch die Nutzung eines Instrumentenkoffers „Wissensmanagement“ fördert die gegenseitige Vertretbarkeit. Mögliche Elemente des Instrumentenkoffers sind: