Unser Entwicklungsprojekt:
Digitalisierung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems

Seit 1. Oktober 2020 läuft unser zweijähriges Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagements (DMS) an der Hochschule Harz. Es werden verschiedene Verwaltungsabläufe durch schrittweise Digitalisierung optimiert, wobei existierende Ablaufstrukturen weitgehend beibehalten werden.

Ziele des Projektes sind:

  • Digitalisierungspotenziale in internen Verwaltungsprozessen erkennen und nutzen, insbesondere durch eFormulare, digitale Aktenführung und Archivierung
  • Organisatorische Schnittstellen optimieren
  • Gleiche Prozessen in unterschiedlichen Bereichen standardisieren
  • Serviceeffizienz steigern durch Verringerung von administrativen Bearbeitungszeiten
  • Ortsunabhängige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen erleichtern (mobiles Arbeiten/Home Office)

Nach der Installation des Basissystems wird zunächst der Kreditorenworkflow, insbesondere die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in das DMS überführt. Parallel werden die Teilprojekte "Drittmittelanzeige bzw. -verwaltung" sowie die "alternative Akkreditierung" gestartet. Danach folgt die digitale Bewirtschaftung von Verträgen für Lehrbeauftragte, studentische Beschäftigte sowie für Übungsleiter*innen im Hochschulsport.

Über die Ausweitung des DMS auf weitere Fachverfahren wird zu gegebener Zeit beraten und entschieden.

Für Installation und Anpassung der d.3ecm Software sowie für Beratung und Schulung haben wir die Firma Codia beauftragt. Codia hat ähnliche Projekte bereits mit vielen anderen Hochschulen in Sachsen-Anhalt und deutschlandweit umgesetzt.

Zugang zur d.3ecm Software: 

Um über das d3-Portal beispielsweise eine digitale Drittmittelanzeige einzureichen, müssen Sie im Hochschulnetz sein oder sich über den Forticlient bzw. den VW-Ware-Client auf unser Hochschulentz tunneln. Der Vorteil des Forticlient ist, dass Sie über Ihren Laptop und die dortige Arbeitsoberfläche mit allen lokal installierten Programmen weiter arbeiten können. Sollten Sie bevorzugt auf den virtullen PCs der Hochschule arbeiten, z.B. Verwaltung oder Allgemein, dann befinden Sie sich schon im Hochschulnetz. Die notwendigen Dokumente für die Intallation des Forticlients befinden sich bereits unter dem folgenden Link: https://www.hs-harz.de/forschung/forschungsservices/drittmittelanzeige

Rufen Sie dann im Browser den nachfolgenden Link auf, um beispielsweise eine Drittmittelanzeige einzureichen. Sie erreichen damit direkt die Seite, auf der Sie das Dokument digital ausfüllen und weiterleiten können:

Start (hs-harz.de)

Melden Sie sich bitte im Anmeldefenster mit Ihrer m-Nummer und dem Hochschulpasswort an.

Benutzer: vw\m.....
Passwort: Ihr Hochschulpasswort

Bei Problemen wenden Sie sich bitte an die Serviceadresse dms-support(at)hs-harz.de, unter der Sie direkt Herrn Tobias Münch erreichen können.

 

Laufendes Teilprojekt: Kreditorenworkflow

Derzeit wird der Rechnungseingangsworkflow digitalisiert mit dem Ziel, die postalischen Eingangsrechnungen sowie
elektronischen Rechnungen zu zentralisieren.

Im Rahmen des Teilprojektes werden

  • Sollprozesse
  • Freizeichnungsregeln und
  • Anleitungen zur Bearbeitung von Rechnungen im DMS

erarbeitet und hier zur gegebener Zeit zur Verfügung gestellt.

 

 

Laufendes Teilprojekt: Drittmittelanzeige

Mit der elektronischen Drittmittelanzeige wird die papierbasierte durch eine digitale Bearbeitung abgelöst und gleichzeitig die tagesaktuelle Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstandes sichergestellt.

Im Verlaufe des Teilprojektes werden

  • Sollprozesse
  • elektronische Formulare und
  • Anleitungen zur Drittmittelanzeige im DMS

entwickelt und an dieser Stelle zu gegebener Zeit hochschulintern veröffentlicht.

Laufendes Teilprojekt: Bestellwesen (Beschaffung)

Im Teilprojekt Digitalisierung des Bestellwesens geht es in erste Linie darum die Beschaffungsvorgänge der Hochschule Harz zu modernisieren und zu vereinfachen. Weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die Führung einer vollständigen Bestellakte, welche besonders in Abrechnungsfällen von Drittmittelprojekten einen immensen Zeitvorteil mit sich bringen wird. Künftig wird es dann für Sie auch nicht mehr notwendig sein Aufträge über das H.I.S. BES-System zu erstellen, sondern zeitgemäß in einer Onlinemaske.

Laufendes Teilprojekt: Alternative Akkreditierung

Als eine der ersten Hochschulen in Deutschland hat die Hochschule Harz beim Akkreditierungsrat die Durchführung eines alternativen Verfahrens beantragt. Ein wesentlicher Baustein des Verfahrens ist, dass alle zentralen Dokumente, die im Rahmen des Akkreditierungsprozesses erzeugt oder benötigt werden, sollten zentral gespeichert und den beteiligten Personen und Gremien digital zur Verfügung gestellt werden. Im DMS sollen neben der aktuellen Selbstdokumentation auch alle zugehörigen Unterlagen (z.B. Dozentenprofile, Ordnungen) aber auch alle QM-Dokumente wie die aktuellen Ergebnisse der Studierendenbefragung und der Stand der Maßnahmenumsetzung aus den Studiengangsworkshops hinterlegt werden. Die gesamte studiengangsspezifische Dokumentation soll den an der Akkreditierung beteiligten Gremien (QuAsHSH, AkAsHSH) jederzeit, auch außerhalb des Akkreditierungsprozesses, mit Leserechten zugänglich sein. Auf diese Weise wird u.a. die kontinuierliche Einbindung der externen Perspektive in das interne Qualitätsmanagement sichergestellt. Darüber hinaus wird auch der Prozess der Akkreditierung vom DMS abgebildet. Somit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten am Akkreditierungsprozess rechtzeitig über anstehende Verfahrensschritte informiert werden und agieren können, wenn Aktionen erforderlich sind. Im Archivprogramm des Systems sollen Berichte und Gutachten darüber hinaus revisionssicher abgelegt werden können.

Status aller laufenden Teilprojekte

Teilprojekt Kreditorenworkflow: 

Dieses Teilprojekt dient zunächst als Pilot und zum genauen Kennenlernen der DMS Software der Firma Codia. Am 07.10 und am 08.10 fanden die ersten Prozessworkshops statt. In wöchentlichen Status Meetings wird das Teilprojekt sukzessiv fortgeführt. Ein erster großer Meilenstein ist die Bereitstellung des Sollprozesses in der DMS Testversion zum 16.11.2020. Danach erfolgte ein erster Testlauf des gesamten Prozesses von Poststelle bis zur Anordnung im Dezernat für Haushaltsangelegenheiten. Ein weiterer Testlauf wird demnächst mit Eingangsrechnungen über den Bereich Rechenzentrum inkl. sachlicher/rechnerischer Prüfung durchgeführt. Die 1. Testphase wurde im Dezember 2020 abgeschlossen. Nach einer 2. Testphase und der Implementierung der digitalen Drittmittelanzeige wird der anstehende Rollout im Juni 2021 geplant. 

Teilprojekt Drittmittelanzeige: 

Der Start des Teilprojektes fand am 19.10.20 zunächst mit einer Machbarkeitsanalyse statt. Ab dem 16.11.20 wurde der Sollprozess ins Testsystem übermittelt. Bis zum April 2021 soll im Testsystem der Sollprozess ausführlich inkl. Stellungsnahmen getestet werden. Nach einer 2. Testphase wird der anstehende Rollout für Mitte Mai 2021 geplant. Alle weiteren Informationen sind unter dem folgenden Link verfügbar: https://www.hs-harz.de/forschung/forschungsservices/drittmittelanzeige

Teilprojekt Bestellwesen (Beschaffung): 

In diesem Teilprojekt soll das Antragsformular im DMS abgebildet werden. Zunächst wurde der Sollprozess visualisiert und im DMS implementiert. Im Anschluss wurden notwendige Schnittstellen zur HIS geschaffen. Ab März 2021 findet die erste Testphase statt. Nach der Ankopplung an den Kreditorenworkflow soll eine Umsetzung spätestens im Sommer 2021 erfolgen. 

Teilprojekt Alternative Akkreditierung: 

Das Teilprojekt startete offiziell am 02.11.20 mit einer positiven Rückmeldung bzgl. der machbaren Prozessdarstellungen im DMS. Ziel ist es bis zum Juni 2021 den Sollprozess im System abzubilden. Nach einer 2. Testphase wird der anstehende Rollout im Herbst 2021 geplant. 

 

Anstehende Teilprojekte

Papierformulare sollen durch elektronische Formulare abgelöst werden als Grundlage für die digitale Bewirtschaftung von Verträgen für

  • Lehrbeauftragte
  • studentische Beschäftigte sowie
  • Übungsleiter*innen im Hochschulsport.

mit dem Ziel, eine umfassende digitale Aktenführung von der Ersterfassung personenbezogener Daten bis zur Auszahlung von Entgelten umzusetzen.