Unser Entwicklungsprojekt:
Digitalisierung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems

Seit 1. Oktober 2020 läuft unser zweijähriges Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagements (DMS) an der Hochschule Harz. Es werden verschiedene Verwaltungsabläufe durch schrittweise Digitalisierung optimiert, wobei existierende Ablaufstrukturen weitgehend beibehalten werden. 

Ziele des Projektes sind:

  • Digitalisierungspotenziale in internen Verwaltungsprozessen erkennen und nutzen, insbesondere durch eFormulare, digitale Aktenführung und Archivierung
  • Organisatorische Schnittstellen optimieren
  • Gleiche Prozessen in unterschiedlichen Bereichen standardisieren
  • Serviceeffizienz steigern durch Verringerung von administrativen Bearbeitungszeiten
  • Ortsunabhängige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen erleichtern (mobiles Arbeiten/Home Office)

Nach der Installation des Basissystems wurde zunächst der Kreditorenworkflow, insbesondere die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in das DMS überführt. Parallel konnten die Teilprojekte "Drittmittelanzeige" sowie die "alternative Akkreditierung" gestartet werden. Die digitale Drittmittelanzeige wurde im Oktober 2021 für alle Hochschulmitarbeiter zugänglich gemacht. 

Ende 2021 starten die Teilprojekte der digitalen Bewirtschaftung von Verträgen für Lehrbeauftragte, die Beschaffung und die Umsetzung der elektronischen Eingangsrechnung. 

Für Installation und Anpassung der d.3ecm Software sowie für Beratung und Schulung haben wir die Firma d-velop beauftragt. Der Dienstleister hat ähnliche Projekte bereits mit vielen anderen Hochschulen in Sachsen-Anhalt und deutschlandweit umgesetzt.

 

Abgeschlossenes Teilprojekt: Digitale Drittmittelanzeige

Mit der elektronischen Drittmittelanzeige wird die papierbasierte durch eine digitale Bearbeitung abgelöst und gleichzeitig die tagesaktuelle Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstandes sichergestellt.

Im Verlaufe des Teilprojektes werden Sollprozesse, elektronische Formulare und Anleitungen zur Drittmittelanzeige im DMS entwickelt und an dieser Stelle zu gegebener Zeit hochschulintern veröffentlicht.

Status des Teilprojektes: 

Der Start des Teilprojektes fand im Oktober 2020 zunächst mit einer Machbarkeitsanalyse statt. Nach der Implementierung des Sollprozesses im Testsystem wurde ausführlich die digitale Drittmittelanzeige im Produktivsystem getestet. Im Oktober 2021 konnte die digitale Drittmittelanzeige allen Hochschulmitarbeitern zugänglich gemacht werden. Mittlerweile wurden mehrere Anzeigen digital durch die Kanzlerin genehmigt. 

https://www.hs-harz.de/forschung/forschungsservices/drittmittelanzeige

Laufendes Teilprojekt: Kreditorenworkflow (Eingangsrechnung per Post)

Derzeit wird der Rechnungseingangsworkflow digitalisiert mit dem Ziel, die postalischen Eingangsrechnungen zu zentralisieren.

Im Rahmen des Teilprojektes werden Sollprozesse, Freizeichnungsregeln und Anleitungen zur Bearbeitung von Rechnungen im DMS dargestellt. 

Status des Teilprojektes: 

Dieses Teilprojekt dient zunächst als Pilot und zum genauen Kennenlernen der DMS Software der Firma Codia. Nach den ersten Prozessworkshops wurde der IST Prozess aufgenommen und im DMS implementiert. In wöchentlichen Status Meetings wird das Teilprojekt sukzessiv fortgeführt. Nach einem positiven Prozessdurchlauf im Testsystem, erfolgt nun im Oktober/November 2021 das Soft-Opening mit Echtzeit-Rechnungen im Produktivsystem. 

Laufendes Teilprojekt: (Re-) Akkreditierung

Als eine der ersten Hochschulen in Deutschland hat die Hochschule Harz beim Akkreditierungsrat die Durchführung eines alternativen Verfahrens beantragt. Ein wesentlicher Baustein des Verfahrens ist, dass alle zentralen Dokumente, die im Rahmen des Akkreditierungsprozesses erzeugt oder benötigt werden, sollten zentral gespeichert und den beteiligten Personen und Gremien digital zur Verfügung gestellt werden. Im DMS sollen neben der aktuellen Selbstdokumentation auch alle zugehörigen Unterlagen (z.B. Dozentenprofile, Ordnungen) aber auch alle QM-Dokumente wie die aktuellen Ergebnisse der Studierendenbefragung und der Stand der Maßnahmenumsetzung aus den Studiengangsworkshops hinterlegt werden. Die gesamte studiengangsspezifische Dokumentation soll den an der Akkreditierung beteiligten Gremien (QuAsHSH, AkAsHSH) jederzeit, auch außerhalb des Akkreditierungsprozesses, mit Leserechten zugänglich sein. Auf diese Weise wird u.a. die kontinuierliche Einbindung der externen Perspektive in das interne Qualitätsmanagement sichergestellt. Darüber hinaus wird auch der Prozess der Akkreditierung vom DMS abgebildet. Somit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten am Akkreditierungsprozess rechtzeitig über anstehende Verfahrensschritte informiert werden und agieren können, wenn Aktionen erforderlich sind. Im Archivprogramm des Systems sollen Berichte und Gutachten darüber hinaus revisionssicher abgelegt werden können.

Status des Teilprojektes: 

Das Teilprojekt startete im November 2020 mit der Aufnahme des Sollprozesses. Bis zum Sommer 2021 wurde der Sollprozess im Testsystem abgebildet und der Workflow mit allen Mitarbeiterberechtigungen getestet. Nach einer positiven Testreihe im Testsystem wurden alle notwendigen Daten ins Produktivsystem übertragen. Ziel ist es, dass ein Aktenexport einer (Re-) Akkreditierungsakte mit über 300 Seiten ohne Umstände unter Einhaltung von Qualitätskriterien exportiert werden kann. Derzeit findet das Soft-Opening im Produktivsystem statt. 

Geplantes Teilprojekt: Bestellwesen (Beschaffung)

Im Teilprojekt Digitalisierung des Bestellwesens geht es in erste Linie darum die Beschaffungsvorgänge der Hochschule Harz zu modernisieren und zu vereinfachen. Weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die Führung einer vollständigen Bestellakte, welche besonders in Abrechnungsfällen von Drittmittelprojekten einen immensen Zeitvorteil mit sich bringen wird. Künftig wird es dann für Sie auch nicht mehr notwendig sein Aufträge über das H.I.S. BES-System zu erstellen, sondern zeitgemäß in einer Onlinemaske.

Status des Teilprojektes Bestellwesen (Beschaffung): 

In diesem Teilprojekt soll das Antragsformular im DMS abgebildet werden. Zunächst wurde der Sollprozess visualisiert und im DMS implementiert. Im Anschluss wurden bereits notwendige Schnittstellen zur HIS geschaffen. Ab Dezember 2021 findet die erste Testphase statt. Nach der Ankopplung an den Kreditorenworkflow soll eine Umsetzung spätestens im Sommer 2022 erfolgen. 

Geplantes Teilprojekt: Digitale Lehrbeauftragung

Papierformulare sollen durch elektronische Formulare abgelöst werden als Grundlage für die digitale Bewirtschaftung von Verträgen für Lehrbeauftragte mit dem Ziel, eine umfassende digitale Aktenführung von der Ersterfassung personenbezogener Daten bis zur Auszahlung von Entgelten umzusetzen. Ein Projektstart ist für November 2021 vorgesehen. 

Demnächst erfolgen weitere Erläuterungen. 

Geplantes Teilprojekt: Digitale Fallstudien

Eine Beschreibung des Teilprojektes erfolgt noch.